どうでもいいことを省く
よくよく考えてみると、割とどうでもいいことがたくさん時間を消費していることがあります。
あなたの1日の生活を振り返ってみて、何をしているかを書き出してみてください。
そしてそれらを、「重要度」と「緊急度」で評価してみます。
たとえば家に帰ってからやっていることが、家事、食事、友人との電話、ジョギング、勉強、だとしましょう。
これらにそれぞれ、緊急度と重要度を設定してみます。10段階で評価してみましょう。1がもっとも重要あるいは緊急でない、10がもっとも重要あるいは緊急です。たとえば
- 家事 緊急度10 重要度10
- 食事 緊急度10 重要度10
- 友人との電話 緊急度10 重要度3
- ジョギング 緊急度2 重要度4
- 勉強 緊急度2 重要度8
だとします。これらの中で、省いても構わないものがないかどうか調べます。
1.緊急かつ重要
家事や食事はこれに相当します。どうしてもやらなければならないことです。これは省略できません。
これは抜け落ちると生活が成り立たなくなったりするので、普段からどうしてもやらざるを得ないはずです。
2.緊急だが重要でない
上の例では、友人との電話はこれに相当しています。
電話はかかってきてすぐに取らざるを得ないものなので、緊急度は高いです。しかしこれは重要とは限りません。
そして重要ではないものというのは、省略できます。この「緊急度が高いが重要度が低いこと」というのは、省略できるにもかかわらず、ついやってしまいがちなものが多いです。
友人の電話が邪魔であれば、友人と話し合って時間を取られないようにしてください。
友人だけでなく、ほかのことでも「緊急だけど重要でない」ものがないかどうか、振り返ってみてください。それは省略できる可能性があります。
3.緊急ではないが重要である
上の例では「勉強」がこれに当たります。
勉強は非常に重要であるにもかかわらず、緊急ではないので先延ばしにされやすいのです。
このカテゴリーのものは、「省略したくなるけど本当は省略してはいけないもの」です。
勉強はこのカテゴリーに属するので注意してください。特に上の「緊急だが重要でない」ものの犠牲になってしまっていることが多いので、チェックしてみてください。
4.緊急でも重要でもない
上の例では「ジョギング」がこれに相当します。
運動不足を補うためか何かはわかりませんが、ジョギングはふつう重要なことではありません。しかも緊急でもありません。
これはもうどうでもいいことなので、すみやかに省略しましょう。
やるべきことに優先順位をつける
どうしても外せない重要なことがいくつもある場合、優先順位をつけ、その順番通りにやっていきます。
たとえば家の家事はみんなあなたがやっているとしたら、これを省略することはできません。生活が破たんしてしまいます。
重要なことがたくさんある場合、優先順位をつけて優先順位が高いものから順番にやっていきます。
このとき、重要度の高い課題が全部終わるまで、それ以外のことをしないようにします。終わったら次の重要度の課題を始めます。
こうして順番にやるべきことを整理してこなしていくことで、重要なものの「見逃し」を防ぎやすくできます。
これは上の緊急度や重要度とも関係があるのですが、普段なんとなく生活していると、緊急度の高いものを優先的に処理しがちです。
そうではなく、冷静に重要度だけで課題を評価し、重要なものから順番にやっていくことで、本当に重要なものを後回しにする癖を防ぎやすくなります。
何も考えずに生活していると、たとえば「部屋の片づけ」をしてから「勉強」を始めるかもしれません。
しかし重要度を見た場合、明らかに勉強のほうが重要です。部屋は少々散らかったままですが、勉強の犠牲にすべきではないと確認することで、後で後悔せずに済みます。
そして生活の質が変わったことが実感できるようになるでしょう。散らかった部屋を見て、「自分にとって部屋の散らかりよりも勉強のほうが重要なのだ」と確認してください。
課題に優先順位をつけるのは、仕事をしていると普通にやることです。
重要な仕事を後回しにして、どうでもいい仕事に時間を使っているようでは、優秀な社員とはいえません。